Verwendung öffentlicher Urkunden in einem anderen Land

Öffentliche Urkunden aus Brasilien können bei deutschen Behörden oder Gerichten und umgekehrt oftmals nur dann verwendet werden, wenn ihre Echtheit in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist.

Bis zum 13.08.2016 war dies die Legalisation durch die diplomatischen oder konsularischen Vertretungen Brasiliens bzw. Deutschlands. Die bis zu diesem Tag erteilten Legalisationen sind weiterhin gültig.

Am 14.08.2016 ist der Beitritt Brasiliens zum Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation wirksam geworden. An die Stelle der Legalisation ist die Apostille getreten.

Ab diesem Tag darf als Echtheitsbestätigung für eine brasilianische bzw. deutsche Urkunde nur noch die Apostille erteilt werden, die nur von den zuständigen brasilianischen bzw. deutschen Behörden ausgestellt werden kann. Inhaltlich entspricht die Apostille praktisch der Legalisation, sie wird auf die Urkunde gesetzt oder mit ihr verbunden.

Apostille für brasilianische Urkunden

Die Apostillen werden ab dem 14.08.2016 in Brasilien durch Cartórios erteilt - allerdings nicht durch alle, sondern in einem ersten Schritt durch ausgewählte Cartórios in den Hauptstädten der jeweiligen Bundesstaaten. Welche cartórios das sein werden, wird durch den brasilianischen Justizrat Conselho Nacional De Justiça (CNJ) festgelegt. Auf der Internetseite des CNJ kann die Liste der Cartórios aufgerufen werden, die berechtigt sind, die Apostille zu erteilen.

Die Apostille ist grundsätzlich von der Urkundeninhaberin bzw. dem Urkundeninhaber einzuholen. Ob dies auf dem Postwege möglich ist, muss mit dem jeweiligen Cartório geklärt werden. Gegebenenfalls kann eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt damit beauftragt werden. Alternativ kann das mit Apostille zu versehende Dokument auch an Dritte in Brasilien übersandt werden, die sich damit an das zuständige Cartório wenden. Die Höhe der anfallenden Gebühren erfahren Sie beim zuständigen Cartório.

Apostille für deutsche Urkunden

In den Bundesländern ist die Zuständigkeit nicht einheitlich geregelt. Daher wird im konkreten Fall empfohlen, sich beim Aussteller der Urkunde zu erkundigen, durch wen die „Haager Apostille“ erteilt werden kann. Im Allgemeinen sind zuständig:

Für Urkunden des Bundes:

• Aller Bundesbehörden und -gerichte: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheit (BfAA)
• Urkunden des Bundespatentgerichts und des Deutschen Patentamts: Präsidentin oder Präsident des Deutschen Patentamts

Für Urkunden der Bundesländer:

• Urkunden der Justizverwaltungsbehörden, der ordentliche Gerichte (Zivil- und Strafgerichte) und Notare:
  • die Ministerien der Bundesländer (Senatoren) für Justiz,
  • die Land- (Amts-) gerichtspräsidenten
• Urkunden der anderen als der ordentlichen Gerichte:
  • Ministerien der Bundesländer (Senatoren) für Inneres,
  • Regierungspräsidenten (Präsident des Verwaltungsbezirks/Bezirksregierung),
  • die Ministerien der Bundesländer(Senatoren) für Justiz,
  • die Land- (Amts-) gerichtspräsidenten
• Urkunden aller Verwaltungsbehörden (außer Justizverwaltungsbehörden) (hierzu gehören z.B. Schul- und Universitätszeugnisse, Geburts-/Heirats- /Sterbeurkunden):
  • Ministerien der Bundesländer (Senatoren) für Inneres,
  • Regierungspräsidenten (Präsident des Verwaltungsbezirks/Bezirksregierung),
  • Landesverwaltungsamt

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch auf der Homepage des Auswärtigen Amts.